Что такое KPI рекрутинга?
Даже самая лучшая стратегия найма бесполезна, если у нас нет инструментов для оценки ее эффективности.
Именно здесь вступает в игру KPI (ключевой показатель эффективности) подбора персонала, то есть показатели, которые при правильном использовании позволяют эффективно измерять и контролировать качество и результаты деятельности по подбору персонала. Во многих случаях улучшить их несложно, и несколько небольших действий могут оптимизировать процессы найма.
Насколько широко используется рекрутинговая аналитика?
Хотя почти все компании знают, насколько важен эффективный бенчмаркинг при подборе персонала, лишь немногие работодатели используют возможности расширенной аналитики подбора персонала на практике. Как показал опрос, проведенный компанией Deloitte в 2017 году, хотя 71% опрошенных компаний считали HR-аналитику одним из важнейших приоритетов, большинство из них не увидели особого прогресса в ее внедрении. Также выяснилось, что только 8% респондентов заявили, что у них есть полезные данные, а 9% заявили, что знают, какие области данных о талантах оказывают наибольшее влияние на эффективность бизнеса.
Это показывает очень интересную диспропорцию между обычным повествованием о роли принятия решений на основе достоверных данных и фактическим сбором такой информации организациями.
Почему стоит измерять KPI рекрутинга?
В связи с этим возникает вопрос, чем могут быть полезны собранные данные и как их можно использовать на практике? Ответ очень прост — на основе показателей можно улучшить ход всех этапов подбора персонала, а также дополнительно оценить эффективность работ по брендингу работодателя в социальных сетях, эффективность карьерной страницы или отдачу от покупки стоять на ярмарке вакансий.
Мониторинг эффективности подбора персонала позволяет критически взглянуть на все используемые каналы коммуникации и выделяемый на них бюджет — насколько эти расходы приносят измеримый эффект?
Сегодня у многих рекрутеров нет таких данных.
Передовая практика: определение лучших каналов найма
Современные технологии помогают в простом выявлении эффективных каналов найма, позволяя измерить их эффективность в разрезе конкретных групп должностей, типа должности (джуниор/старший/менеджер) как по количеству поступающих заявок, так и по уровню трудоустройства – т.е. указание, откуда на самом деле поступают заявки от кандидатов, которые присоединяются к команде компании.
Среди проведенных замеров стоит обратить особое внимание на следующие данные:
- каналы, по которым был установлен первый контакт с кандидатами,
- наиболее и наименее эффективные каналы по количеству заявок или занятости,
- сравнение качества резюме с отдельных каналов, т. е. какие из них привлекают людей, впоследствии трудоустроенных в компанию.
Это бесценное знание, которое полностью меняет представление о выбранных способах выхода на кандидатов, позволяя заменить интуитивные решения выбором, основанным на конкретных данных.
Экономьте время и деньги
В зависимости от того, какие цели для вас первостепенны, вы можете установить разные приоритеты, измеряя KPI рекрутинга. Например, если ваша цель — изучить эффективность процесса подачи заявки, стоит сосредоточиться на:
- время от вступления кандидата в процесс найма до момента трудоустройства (Time-to-Hire),
- время до возникновения потребности в приеме на работу нового человека (Time-to-Fill),
- стоимость занятости.
Эти данные позволят вам оценить, сколько времени занимают внутренние процессы в компании до публикации предложения о работе и как быстро соискатель способен пройти процесс подбора персонала. Конечно, сопутствующие расходы являются не менее важной информацией.
Кроме того, правильно подобранные показатели позволяют лучше понять целевую группу кандидатов. Поэтому стоит проверить, среди прочего:
- Каков средний профиль кандидата, решившего подать заявку?
- Каковы взгляды кандидатов на процесс подачи заявок?
- Насколько процесс подачи заявки соответствует специфике будущей должности?
Конечно, таких данных можно сгенерировать гораздо больше, а затем объединить для создания подробных отчетов.
Какие ключевые показатели эффективности рекрутинга являются наиболее важными?
Ниже мы представляем наиболее часто используемые ключевые показатели эффективности рекрутмента вместе с объяснением их значения.
Время до интервью
Этот показатель относится к временному интервалу между публикацией объявления о приеме на работу и назначением первого собеседования при приеме на работу. Это позволяет оценить скорость процессов найма и очень сильно влияет на удовлетворенность кандидатов.
Быстрое приглашение избранных людей на собеседование не только производит на них положительное впечатление, но и является способом нанять лучших кандидатов, которые смогут быстро найти новую работу. Этот показатель также очень важен по отношению к людям, принятым на работу в результате реферальной программы сотрудников – здесь быстрого отклика ожидает не только сам кандидат, но и сотрудник, который рекомендовал его на открытую вакансию.
Согласно исследованию softgarden 2019 года, 56,7% кандидатов ожидают обязательного ответа, то есть приглашения на собеседование или отклонения заявки, в течение максимум двух недель. На тот момент этому требованию соответствовала только четверть опрошенных компаний.
Кроме того:
Чтобы пригласить кандидата на собеседование, необходимо провести эффективный предварительный отбор. Это может быть проблемой для многих компаний из-за необходимости привлечения не только рекрутеров, но и менеджеров по найму или других лиц, принимающих решения.
Время найма / Время заполнения
Есть две школы толкования этих терминов – согласно одной из них, они синонимичны, означая время от публикации предложения до трудоустройства. Существует также объяснение, согласно которому такое значение имеет только Time-to-Hire, тогда как Time-to-Fill определяет интервал от возникновения потребности в организации в новом человеке до момента его трудоустройства, т.е. дополнительно включает время внутренней обработки темы еще до публикации вакансий.
Независимо от трактовки, это очень важный показатель, показывающий эффективность всего процесса найма и время, которое организация должна взять на себя, начиная поиск нового члена команды. Конечно, указание на «длительность» набора означает не только то, что команда набора чрезмерно удлиняет последующие этапы. Также это может быть сигналом того, что компании требуется много времени на сбор качественных заявок. И какие могут быть причины этому? Если вы столкнулись с такой ситуацией, попробуйте поставить себя на место кандидата и ответить на следующие вопросы:
- Являются ли ваши объявления о вакансиях содержательными и визуально привлекательными?
- Вы публикуете их на нужных каналах?
- Насколько легко подать заявку в вашу компанию? Сколько времени занимает заполнение формы заявки?
- Сколько кандидатов вы отбираете?
- Достаточно ли у вас приложений?
Вы можете найти ответы на эти вопросы, сравнив время найма с эффективностью канала, качеством найма и удовлетворенностью кандидата. Также может быть полезно посмотреть на количество заявок на одно предложение о работе.
Скорость отказа
Этот маркер относится к проценту заявок, которые были отклонены на первом этапе предварительного отбора. Он показывает, насколько многочисленной была доля заявок, не соответствующих основным требованиям для данной должности – чем она больше, тем больше шанс, что мы не дошли с предложением до нужных людей и, например, имени позиция или выбранные каналы могут побудить кандидатов подать заявку с неправильным профилем.
Именно поэтому этот показатель в первую очередь используется для оценки качества объявлений о вакансиях и выбора каналов найма.
Цель компании должна состоять в том, чтобы стремиться к наименьшему количеству отказов, тем более что это может сильно повлиять на продолжительность процесса найма. Представим, что на позицию Х претендует 150 человек, из которых адекватными будут только 10 заявок. К сожалению, рассмотрение и тщательная оценка оставшихся 140 человек может заставить людей, отобранных для дальнейших собеседований, довольно долго ждать контакта с компанией и отбить у них желание участвовать в процессе найма.
Эффективность канала
Это фактор, который позволяет оценить успешность рекрутинга в совокупности с конкретными каналами рекрутинга и эффективностью их работы.
На что стоит обратить внимание, так это как на количественный приток заявок от отдельных каналов, так и на качество резюме, которые нам приносил каждый из них. Анализируя эффективность канала, мы также можем узнать, например, сколько просмотров нашей рекламы было в отдельных каналах, была ли она только просмотрена или пользователи решили нажать «подать заявку». Если расхождение между этими значениями очень велико, возможно, мы обращаемся не к той целевой группе.
Стоит помнить, что каналы, не соответствующие одной позиции, могут отлично работать на другую! Поэтому хорошо не останавливаться на общих выводах, а сверять данные в разрезе специализации должностей, уровня их «старшинства». KPI рекрутинга позволяют проводить глубокий анализ.
Качество найма
Этот показатель позволяет измерить уровень соответствия сотрудников требованиям должностей, т. е. правильных ли людей были подобраны. Следовательно, это данные, которые позволяют оценить качество процесса подбора персонала и успешность его результата. Он рассчитывается на основе показателей эффективности работы.
Положительный результат в области Quality-of-Hire является доказательством того, что команда по подбору персонала не только хорошо сформулировала рекламу, выбрала правильные каналы и привлекла ценных кандидатов, но и что процесс принятия решения позволил полностью подобрать человека соответствует специфике и требованиям организации.
Этот показатель следует рассматривать вместе с эффективностью канала, поскольку вместе они позволяют проводить долгосрочную оценку качества заявок, поступающих из отдельных источников, и того, как новое трудоустройство влияет на успех компании.
Удовлетворенность кандидата
Удовлетворенность кандидата — это мера того, как он оценивает процессы найма в компании и каков был его опыт кандидата . Чем выше показатель удовлетворенности кандидата, тем выше вероятность того, что кандидат не откажется от процесса во время него и будет готов принять поданное предложение, если его выберет группа по подбору персонала.
Конечно, люди, которые довольны процессом найма, могут быть бесценными представителями компании, потому что даже если их заявка будет отклонена, они будут открыты для повторной подачи заявки или рекомендации компании друзьям. Такие люди также делятся своим мнением на порталах рейтинга работодателей или в социальных сетях. Также стоит попросить их проанализировать процессы самостоятельно — будь то во время телефонного разговора с рекрутером или посредством автоматического опроса, проверяющего уровень удовлетворенности различными элементами процесса найма .
Заявления, полученные таким образом, являются не только материалом для публикации, например, на карьерном сайте компании, но и ценной обратной связью, позволяющей постоянно совершенствовать процесс подбора персонала.
Ранняя текучесть кадров
Этот показатель показывает, сколько сотрудников покидают компанию вскоре после приема на работу, еще до того, как они полностью обучены и интегрированы в команду. Такая ранняя флуктуация чрезвычайно затратна для организации, так как предполагает повторение процесса найма со всеми вытекающими отсюда расходами.
Чтобы уменьшить этот результат, нужно действовать двумя способами – обеспечить хороший процесс подбора персонала: максимально точное описание должности, точное приближение типа задач, ожидающих сотрудника, и подбор человека, подходящего для компания и коллектив.
С другой стороны, очень важную роль играет онбординг, который должен обеспечить плавное вхождение сотрудника в организацию, привязать его к коллективу и мотивировать остаться в компании.
Стоимость найма
Он иллюстрирует среднюю стоимость закрытия вакансии, а также показывает эффективность внутренних команд по подбору персонала. Чем ниже затраты, тем эффективнее рекрутинг.
Этот показатель рассчитывается путем сложения внутренних и внешних затрат, связанных с проведенным набором персонала, с последующим делением их на количество сотрудников. Регулярный мониторинг этого результата очень важен с точки зрения установления реального бюджета на подбор персонала в компании, что позволит достичь поставленных целей в отношении развития команды. Зная, какая сумма для этого необходима, гораздо проще аргументировать требуемый уровень лицам, принимающим решения.
Стоимость вакансии
Стоимость вакансии рассчитывается исходя из предположения, что сотрудник вносит измеримую часть результатов деятельности компании и что его/ее отсутствие приводит к пропорциональному отсутствию.
В случае с продажными позициями расчет стоимости незаполненной позиции таким способом относительно прост. Однако гораздо сложнее это сделать в случае, например, с техническими позициями, где с одной стороны кажется очевидным, что нехватка сотрудника влияет, например, на темпы реализации проекта, моральный дух коллектива или возможность выполнить задачу в целом, но подсчет конкретной суммы, во что это обходится компании, не так прост. Тем более, что есть еще и накопления, связанные с отсутствием выплаченной зарплаты или пособий, которые следует учитывать.
Например, для конкретных расчетов может быть полезна эта формула .
Предложение-ставка
Этот показатель показывает процент предложений о работе, представленных к числу подходящих кандидатов.
Предложение-принятие-ставка
Это показатель, показывающий процент кандидатов, решивших принять предложение о работе после его получения. Другими словами, он показывает, насколько эффективно компания закрывает свои вакансии и насколько высока удовлетворенность кандидатов. Чем выше удовлетворенность кандидатов ходом процесса найма, тем больше шансов, что предложение о работе удовлетворит их интерес.
Низкий показатель принятия предложения может указывать на то, что предложение о работе было адресовано неправильно и дошло до людей, для которых оно непривлекательно. Еще одной проблемой может быть отсутствие у кандидата полной информации на более раннем этапе набора, например, о возможных финансовых условиях, формах сотрудничества или месте предлагаемой должности в структуре компании. Возникновение такой проблемы требует быстрого пересмотра процесса.
Также стоит расспросить увольняющихся кандидатов о причинах их решения и попросить их оценить процесс найма.
Найм-Менеджер-Удовлетворенность
Уровень удовлетворенности менеджеров по найму качеством процессов подбора персонала является очень важным фактором успешного подбора персонала. Это говорит как об эффективном ходе процесса, так и о его конечном результате, т. е. трудоустройстве нужного человека. В идеале, когда оба эти элемента идут рука об руку, это свидетельствует о хорошем сотрудничестве в команде по подбору персонала и разработке эффективных процессов, гарантирующих беспрепятственное закрытие вакансий.
Низкий уровень удовлетворенности менеджеров по найму свидетельствует о необходимости разработки изменений, как в отношении сотрудничества с рекрутерами, так и отдельных этапов подбора персонала.
В конечном счете, каждая компания должна выяснить для себя, какие KPI рекрутинга для нее наиболее важны. При этом важно не только собирать актуальные данные, но и постоянно следить за ними, чтобы уловить ситуацию, когда, например, один из показателей вдруг ухудшится. Хорошо, если наблюдаемые показатели связаны с различными аспектами процесса подбора персонала, благодаря чему вы не будете зацикливаться, например, только на времени и стоимости процессов, забывая об их качестве.
Обогатите свой багаж знаний в HR-сфере и IT с нашим блогом в Telegram - мы поможем вам развиваться и достигать новых высот! Подписывайтесь и развивайтесь вместе с нами!