Словарь HR то и дело пополняется новым термином, а значит, обычно новым процессом, деятельностью, которую стоит учитывать при работе с человеческим капиталом (как красиво написано в учебниках). В течение нескольких лет мы уделяем гораздо больше внимания адаптации сотрудников, чем раньше. И это хорошо, потому что эта тема остается без внимания уже много лет. Новые сотрудники часто испытывали шок, когда положительный опыт процесса найма не трансформировался в стадию адаптации. Во всяком случае - меня это тоже коснулось и я до сих пор помню, как читал регламент в первый день работы, потому что у меня не было готового доступа к системам. Некоторое время назад выяснилось, что перед процессом внедрения мы можем сделать еще кое-что — провести процесс пребординга!
- Что такое пребординг?
- Нужно ли это в организации?
Что такое пребординг?
Начнем с того, что такое пребординг. К сожалению, на данный момент я не вижу польского эквивалента англоязычного термина, поэтому буду использовать фразу на английском языке.
Под процессом preboarding можно понимать все действия, которые работодатель осуществляет по отношению к человеку, принявшему предложение о работе и еще не пришедшему на работу. Это как контакты с будущим работником по типично формальным вопросам, таким как направление на исследования, подписание трудового договора, так и неформальная деятельность. Под этими мероприятиями я подразумеваю всевозможные контакты с будущим сотрудником, первоначальное приобщение к культуре организации, способ общения и показ того, что его ждет после прихода в организацию.
Вы можете спросить себя: но почему? Зачем мне проводить время с потенциальным сотрудником, который может никогда не прийти в компанию? А вот и облако. Не совершая никаких действий в отношении лица, принявшего наше предложение о работе, мы рискуем, что в период, предшествующий трудоустройству, он решит принять предложение другого работодателя. Я знаю много таких примеров. Человек, у которого есть предложение о работе, является легкой добычей для конкурентов. Они чувствуют себя уверенно, потому что у них есть предложение о работе, и с ними также легче договариваться об условиях, потому что часто достаточно платить больше, предлагать более крутые, более индивидуальные преимущества. Если упустить этот момент, может получиться так, что мы останемся ни с чем — сотрудник не выйдет на работу в первый день, и нам придется начинать процесс подбора персонала с нуля.
Мы уже знаем, что такое пребординг. Так как к этому подойти?
Прежде чем вы начнете работать
Прежде чем вы начнете генерировать идеи для действий в процессе пребординга, сосредоточьтесь на том, какие действия вы уже предпринимаете по отношению к людям, нанятым в компанию. Стоит проанализировать:
- Как подать предложение о работе
- Процесс заполнения документов
- Направление на медицинские осмотры
- Подписание контракта
- Контакты с другими людьми/отделами компании.
Подтверждаете ли вы условия трудоустройства по электронной почте? А может, за такого рода сообщения отвечает непосредственный начальник? Проверьте, как выглядят сообщения, отправленные выбранным кандидатам. Может стоит внедрить шаблон письма, который не только будет содержать необходимую информацию, но и будет облачен в выгодную форму и графическое оформление. Такая небольшая операция не только произведет хорошее впечатление на получателя, но и сможет облегчить работу менеджеров. Если до сих пор вы отправляли предложение по электронной почте и ждали ответа, рассмотрите возможность добавления дополнительных элементов. Помимо отправки условий, договоритесь о телефонном/личном/онлайн-собеседовании с кандидатом. Задавайте сомнения, вопросы. Предлагаем оформить письмо о намерениях или подписать предварительный договор. Все эти мероприятия будут
Отдел кадров обычно отвечает за формальные вопросы, связанные с трудоустройством. Стоит проверить, как выглядит этот процесс и с какими потенциальными трудностями может столкнуться будущий сотрудник. Бывают ситуации, когда процесс заполнения документов утомителен и требует непосредственного присутствия потенциального сотрудника в офисе компании. Если вы чувствуете, что нет необходимости приглашать сотрудника в офис, попробуйте реализовать этот процесс удаленно. Если такой возможности нет, воспользуйтесь визитом будущего сотрудника в офис. Может, пора показать свое будущее рабочее место? Знакомство с друзьями и коллегами по работе? Общий обед или кофе? Или, может быть, приветственный пакет? Воспользуйтесь возможностью, когда будущему сотруднику все равно придется появиться в штаб-квартире компании. При этом позаботьтесь
Также проверьте, как выглядит подписание контракта с будущим сотрудником. Проходит "на коленке" без возможности загрузки в записи? А может быть, будущий работник раньше получает содержание договора и успевает задать вопросы и развеять свои сомнения. Это очень важный пункт будущего трудоустройства, поэтому стоит проверить, правильно ли он осуществляется и с учетом потребностей и прав будущего работника.
Может случиться так, что вы отлично справитесь со своей работой по найму нового сотрудника, а кто-то из другого отдела не позаботится об опыте нового человека. Проверьте, о чем говорят контакты других людей с потенциальным сотрудником, и убедитесь, что они положительные.
Пребординг на практике
Теперь давайте перейдем к тому, что мы можем сделать дополнительно в рамках предварительной подготовки. Прежде всего – мы должны постоянно поддерживать контакт с будущим сотрудником. Будущий сотрудник должен чувствовать, что его кто-то ждет и что для него есть место в новой компании. Лучше всего, если эти контакты инициирует как человек из отдела кадров (если таковой есть в компании), так и будущий начальник. Вы можете разработать график деятельности и обязанностей вместе. Если вы часто нанимаете новых людей, создайте постоянный график. Если вы руководитель, вы можете отправить будущему сотруднику фото ожидающего его стола. Вместе с поздравлением вы можете отправить фотографию своих новых коллег. Вы можете записать короткое видео. Есть много вариантов. Отдел кадров может представить нового сотрудника, отправив ему культурную книгу (если такая есть в компании), приветственный пакет, брошюры или информация, которая будет полезна в первые дни работы. Конечно, все эти действия может взять на себя только будущий руководитель, но я не рекомендую, чтобы всеми действиями занимался отдел кадров. Роль будущего руководителя здесь очень важна.
Хотите, чтобы сотрудник с нетерпением ждал начала работы? Пошлите ему отраслевой журнал, интересную книгу или статью, которая может его заинтересовать. Покажите привлекательные тренинги, которые будут ждать его на новом рабочем месте. Это небольшие элементы, которые помогут вам поддерживать интерес к предложению и стимулировать интерес нового сотрудника.
Хорошей практикой предварительной подготовки является также заблаговременная подготовка сотрудника к началу работы в новой организации. Первые дни на работе обычно связаны с дополнительным стрессом – новое место, новые люди, новые задачи и обязанности. Мы можем облегчить новичку этот этап, показав, как будут выглядеть первые дни, предоставив всю необходимую информацию, которая может оказаться полезной. Если у вас есть такие возможности, покажите на таймлайне, что именно будет происходить с будущим сотрудником. Добавьте к этому не менее важные детали, такие как место для парковки, время и место приема пищи, дресс-код. Благодаря этой, казалось бы, незначительной информации, ваш сотрудник почувствует себя подготовленным к новому рабочему месту.
Может ли ожидание новой работы быть захватывающим? Конечно! Достаточно того, как HR-специалисты, рекрутеры часто беспокоятся о том, будет ли наше предложение конкурентоспособным и не уволится ли потенциальный сотрудник с работы в последнюю минуту. Эти опасения оправданы, если мы не заботимся о пребординге. Если мы оставим будущего работника в покое, то рискуем получить неприятные последствия. Однако, если мы позаботимся о контакте с сотрудником, и дополнительно сделаем что-то ВАУ, новому человеку будет сложно бросить работать у нас. И этот WOW не обязательно должен означать что-то высокобюджетное. Все, что нам нужно, это наше творчество и приверженность
Хотите быть успешным HR-специалистом или IT-рекрутером? Узнавайте о главных трендах и лайфхаках с нашим HR-блогом в Telegram!