Вам не обязательно быть менеджером проекта, чтобы «заниматься» управлением проектами. Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером, штатным менеджером или человеком, который только что вступил в роль менеджера, изучение основ управления проектами поможет вам лучше управлять своей работой.
Основы управления проектами
Прежде чем мы рассмотрим необходимые шаги, давайте сначала разберемся с основами управления проектами.
Что такое управление проектами?
Управление проектом — это процесс, посредством которого проект планируется, отслеживается, контролируется и сообщается. Каждый проект имеет определенную дату начала и дату окончания. Кроме того, проект производит конкретный результат.
Проверенные процессы управления проектами помогают продвинуть проект к завершению. К ним относятся:
- Планирование и планирование
- Управление ресурсами
- Управление рисками
- Управление задачами и мониторинг
- Составление отчетов
Менеджеры проекта несут ответственность за планирование и реализацию проекта вместе с командой проекта для получения желаемого результата и удовлетворения ожиданий заинтересованных сторон.
Почему управление проектами важно?
По данным PMI, организации, которые не ценят управление проектами, сообщают о том, что на 67 процентов больше проектов провалились . Кроме того, в том же отчете говорится, что плохое управление проектами приводит к потере 11 процентов инвестиций.
Поскольку на карту поставлено так много, следование проверенным практикам управления проектами должно быть легким делом. Вот причины, почему управление проектами важно:
- Обеспечивает соответствие между командой и поставленной ценностью.
- Обеспечивает руководство и направление проектов.
- Обеспечивает бесперебойную коммуникацию между командой проекта и клиентами.
- Создает дорожную карту для реализации проектов и достижения бизнес-целей.
- Улучшает планирование, предоставляя реалистичные оценки работ.
- Гарантирует, что проект идет по графику.
- Извлекает уроки из прошлых проектов.
- Снижает риски при реализации проекта.
Роли и обязанности в области управления проектом
Проект не возникает изолированно. Вам нужны люди для реализации проекта. И эти люди должны играть четко определенную роль.
Давайте посмотрим на общие роли и обязанности в управлении проектами.
- Члены команды: Члены команды — это квалифицированные специалисты, отвечающие за выполнение проекта и получение результатов.
- Поставщики: Поставщиками часто являются внешние команды, которые передают субподряду часть проекта, когда внутренние ресурсы или квалифицированные члены команды недоступны.
- Менеджер проекта: Менеджеры проекта несут ответственность за планирование, отслеживание и контроль проекта. Кроме того, они также руководят членами команды, управляют поставщиками и ведут проект к завершению.
- Менеджер программы: Менеджеры программ несут ответственность за ряд связанных проектов. Один или несколько менеджеров проектов подчиняются менеджеру программы.
- Спонсор проекта: Спонсоры проекта (или менеджеры по работе с клиентами) — это старшие менеджеры, ответственные за результаты проекта. Они несут ответственность перед клиентом, а также являются единственной точкой контакта между командой и клиентами.
- Менеджер портфеля проектов. Менеджеры портфеля управляют проектами одного или нескольких клиентов в организации.
- Заинтересованные стороны : Заинтересованные стороны – это люди, на которых прямо или косвенно влияет проект. Их вклад и обратная связь призваны определить результаты проекта.
- Клиенты: проект наконец доставляется клиентам, которые за него платят.
Каковы четыре этапа управления проектом?
Далее нам необходимо понять четыре фазы, которые определяют жизненный цикл проекта . От начала до конца каждый проект проходит следующие четыре этапа:
- Фаза инициации. Эта начальная фаза посвящена пониманию целей, масштабов, рисков и приоритетов проекта.
- Фаза планирования: на этом этапе определяются проектная деятельность и необходимые ресурсы. Кроме того, менеджеры составляют ориентировочный график, необходимый для завершения проекта.
- Фаза реализации: квалифицированные члены команды собираются вместе, чтобы превратить план проекта в результаты. Менеджеры отслеживают ход проекта.
- Фаза закрытия: команды передают результаты, анализируют эффективность проекта и, наконец, распускаются.
Методологии управления проектами
То, как вы выполните эти четыре этапа проекта, зависит от вас и вашей команды. Однако за прошедшие годы специалисты по управлению проектами разработали проверенные и проверенные методологии, которые могут сделать жизнь проще.
Среди команд популярны три методологии управления проектами :
- Водопад. Методология «Водопад» следует линейному подходу к управлению проектами — соберите подробные требования, составьте план, создайте решение, протестируйте и доставьте его. Этот метод отлично работает, когда требования ясны.
- Agile: методология управления проектами Agile основана на итеративном подходе. Каждый этап проекта ограничен по времени, и все функции проекта реализуются итеративно. Этот метод работает для проектов, в которых вы хотите добиться быстрых результатов, и его можно построить за счет итераций.
- Бережливое управление: Бережливое управление проектами — это итеративный подход, направленный на сокращение потерь. Методология бережливого производства пытается сократить три типа потерь: бесполезную деятельность, перегруженность членов команды и неравномерное распределение рабочей нагрузки.
Как управлять проектом от начала до конца?
Жизненный цикл проекта дает вам общий обзор этапов, через которые проходит проект. На практике на каждом из этих этапов есть гораздо больше.
Если вы Фаундер и хотите заниматься бизнесом, а не микроменеджментом, ждем вас в блоге Founder HR! Помогаем обрести стабильность в работе с сотрудниками за 2 недели. Подписывайтесь по ссылке! Для всех подписчиков бесплатный чек-лист, чтобы оценить талант рекрутера и выбрать лучшего! Забирайте по ссылке ↪️
Фаза инициации
Как обсуждалось выше, на этапе инициации основное внимание уделяется пониманию проекта. Это включает в себя встречи, обсуждения и документацию. Однако на этом этапе очень мало планирования.
На этом этапе участвуют ролевые игроки высокого уровня, включая клиентов, заинтересованные стороны на стороне клиента, спонсоров проекта и менеджеров проекта.
Ключевые шаги на этом этапе включают в себя:
Шаг № 1: Определите цели и результаты проекта.
Стартовое совещание по проекту запускает процесс управления проектом. На этой встрече присутствуют все высокопоставленные участники проекта.
Целью является определение целей и результатов проекта с точки зрения клиентов.
В конце этого шага документируются ключевые цели и результаты.
Шаг 2. Выявите риски, ограничения и приоритеты проекта.
После того, как цели высокого уровня задокументированы, пришло время определить все внутренние и внешние переменные, которые могут отрицательно повлиять на ход проекта. К ним относятся:
- Риски: Факторы, которые негативно влияют на цели, график или бюджет проекта.
- Ограничения: Факторы, ограничивающие выполнение проекта, такие как бюджет, график или ресурсы.
- Приоритеты: Факторы, влияющие на порядок проекта, включая зависимости между действиями проекта.
Раннее выявление этих угроз может помочь вам управлять рисками и лучше планировать свой проект.
Шаг 3. Определить объем проекта
Теперь, когда вы знаете все факторы, которые могут повлиять на ваш проект, вы можете начать разбивать цели и результаты на действия. На основе ограничений, выявленных на этапе №2, устанавливаются границы области действия.
Объем проекта определяет, что включено и что не включено в проект.
Крайне важно задокументировать согласованный объем и заморозить его совместно с клиентом, прежде чем двигаться дальше.
Несоблюдение этого требования приводит к расширению охвата. Кроме того, увеличение объемов работ приводит к перевыполнению задач, плохому управлению и, в конечном итоге, к провалу проекта.
Несмотря на то, что вы можете управлять расширением объема проекта , лучше не допускать увеличения объема вашего проекта на этапе выполнения.
Шаг №4. Отправить проектное предложение
Вся информация, собранная на начальном этапе, документируется и представляется клиентам в виде проектного предложения. Кроме того, проектное предложение также включает общий бюджет и сроки в зависимости от масштаба проекта.
В отличие от плана проекта, который включает подробный график, предложение включает в себя общий график.
В конце этапа инициации спонсор и менеджер проекта представляют это предложение клиентам.
Этап планирования
Как только клиент одобряет проектное предложение, проект переходит на этап планирования.
Важно отметить, что планирование проекта — это не разовое действие в жизненном цикле проекта. По мере продвижения проекта многое может измениться. Цели клиента могут измениться, ресурсы могут стать недоступными или оценки могут пойти не так.
Вот почему планирование — это постоянная деятельность, которая происходит на протяжении всего жизненного цикла проекта. По мере того, как что-то меняется, вам, возможно, придется пересмотреть и соответствующим образом скорректировать свои планы.
Менеджер проекта является основным игроком на этом этапе. Шаги, включенные в этот этап:
Шаг №5. Создайте дорожную карту проекта
Для создания дорожной карты проекта высокоуровневые мероприятия проекта, указанные в проектном предложении, наносятся на временную шкалу. Дорожная карта проекта представлена с помощью диаграмм Ганта .
При создании графика проекта руководитель проекта должен учитывать риски, ограничения и приоритеты, описанные в предложении. Кроме того, менеджерам проектов также необходимо учитывать распределение ресурсов .
Для более крупных проектов сроки делятся на этапы. В конце каждого этапа команда проекта доставляет клиенту некоторые результаты. Окончание этапа знаменует собой важную веху . Вехи — это контрольные точки для оценки прогресса проекта.
Менеджер проекта создает дорожную карту проекта и представляет ее клиенту на утверждение.
Шаг №6. Создайте подробный план проекта
После того как клиент утверждает дорожную карту проекта, менеджер проекта создает план проекта на уровне задач , разбивая действия дорожной карты.
Задачи — это низкоуровневые проектные действия. Члены команды берут на себя задачи и несут ответственность за их выполнение. Вот почему задача должна включать в себя всю информацию , необходимую члену команды для выполнения задачи.
Этап исполнения
После того как первоначальный проект и план ресурсов готовы, проект переходит к этапу реализации.
Именно здесь происходит настоящая работа. Квалифицированные члены команды работают над запланированными задачами и переводят их от дела к выполнению.
Однако управление задачами — это еще не все, что происходит на этом этапе. Менеджер проекта также должен:
- Переоценить и скорректировать план проекта с учетом изменений.
- Сообщайте о ходе проекта
Шаг №7. Управляйте задачами и отслеживайте прогресс проекта
Управление задачами включает в себя управление рабочим процессом задач и мониторинг хода выполнения задач.
Рабочий процесс задачи — это последовательность шагов, в ходе которых задача переходит от планирования к завершению. Рабочие процессы могут быть простыми : Сделать → Делать → Готово. Или они могут включать в себя сложные этапы, как в случае с программными проектами. Как руководитель проекта вы несете ответственность за то, чтобы у команды было все необходимое для продвижения задачи по этому рабочему процессу.
Второе действие, на которое должен обратить внимание руководитель проекта, — это отслеживание хода выполнения задачи. Отложенные задачи иногда могут сорвать весь проект.
Шаг №8. Пересмотр и корректировка плана проекта
Проект приближается к завершению по мере того, как задачи выполняются, основные этапы достигаются, а результаты доставляются клиентам. Однако часто все идет не так, как планировалось. Оценки ошибочны, поставщики не укладываются в сроки или меняются приоритеты клиентов.
Вот почему, по крайней мере, после каждого этапа руководитель проекта должен анализировать ход выполнения проекта. Проверьте доступность ресурсов и приоритеты. А затем соответствующим образом скорректируйте план и график проекта.
Шаг №9. Сообщайте о ходе проекта
Менеджеры проектов тратят большую часть своего времени на управление задачами и рассмотрение планов. Однако им также необходимо время от времени сообщать о ходе проекта всем заинтересованным сторонам.
Обычно спонсор проекта делает это в конце этапа или при достижении контрольной точки.
Информирование клиентов о ходе проекта помогает следующими способами:
- Демонстрирует прогресс клиентам и предотвращает любые сюрпризы на последнем этапе.
- Предоставляет возможность клиенту просмотреть результаты и соответствующим образом скорректировать приоритеты.
- Предоставляет команде проекта возможность получить отзывы о проекте от заинтересованных сторон и при необходимости скорректировать курс.
Менеджер проекта создает отчеты о состоянии, чтобы сообщать о ходе проекта. Это может быть простое электронное письмо или сложный документ.
Фаза закрытия
Наконец, когда клиенты удовлетворены результатами и утверждены результаты, наступает время закрыть проект.
Шаг №10. Передача результатов, анализ производительности и высвобождение ресурсов
Мероприятия, выполняемые на этом этапе, включают в себя:
- Передача результатов: команда проекта передает клиентам результаты, включая документы и руководства.
- Анализ эффективности: ретроспективный анализ эффективности проекта помогает команде извлечь уроки из проекта.
- Освобождение ресурсов. Менеджер проекта освобождает членов команды и другие выделенные ресурсы обратно в пул ресурсов.
Наиболее важной обязанностью руководителя проекта здесь является анализ эффективности работы проектной команды. Это делается для обоих — чтобы отпраздновать успешное завершение проекта, а также извлечь из него уроки.
Наконец, члены команды документируют полученные знания. Это помогает избежать проблем в других проектах или справиться с ними.
Как обрести стабильность в работе сотрудников, быстрый найм и прекратить тревожиться об HR вопросах? Рассказываем в нашем блоге Founder HR.
Переходите по ссылке, если хотите скинуть с себя груз забот с перосоналом уже сегодня!