Представляя нового члена команды, важно отправить ему приветственное письмо. Это должно быть сделано за один или несколько дней до того, как этот человек приступит к работе. В этой статье мы дадим полезные советы по написанию приветственного сообщения и предоставим универсальный шаблон.
Преимущества отправки приветственного сообщения
Приветственные сообщения служат эффективным средством достижения следующих целей:
- произвести положительное впечатление на нового сотрудника;
- Делая его уверенным и не одиноким;
- Помощь в подготовке к первому дню в офисе;
- Информирование всех остальных сотрудников о своем приходе (если вы их вставите в копию);
- Запланируйте встречи и общественные мероприятия с новым сотрудником.
Иногда нанимаешь специалиста, но он должен закончить работу у предыдущего работодателя. Им может потребоваться несколько недель, чтобы уйти с прежней работы и присоединиться к вашей команде. В этом случае приветственное сообщение напомнит человеку дату и время, когда он должен прибыть в ваш офис.
Советы по отправке приветственного сообщения новым сотрудникам
Вы можете отправить вступительное сообщение всей вашей новой команде или отдельным членам. Кроме того, вы можете отправить два электронных письма каждому человеку. Первый может быть ориентирован на команду. Он проинформирует получателей об их первоначальных целях, а также об общих принципах и стандартах организации. Второе электронное письмо должно быть короче и содержать персонализированную информацию, такую как логин и пароль корпоративного веб-сайта.
Идеальное электронное письмо для нового члена команды должно быть отправлено с адреса отдела кадров и должно содержать ответы на следующие вопросы:
- Когда новый сотрудник должен приступить к работе?
- Каковы будут его рабочие часы?
- Адрес вашего офиса?
- Как новому сотруднику добраться до вашего офиса на общественном транспорте?
- Если у него есть машина, где он может ее припарковать и сколько это стоит?
- Что должен сделать новый сотрудник, чтобы попасть внутрь?
- Каков график его первого рабочего дня?
- Что он должен принести с собой? Кто будет направлять его и как можно связаться с этим человеком?
С этим письмом вы можете отправить любые формы и документы, которые необходимо заполнить нанятому специалисту, такие как налоговые документы или любые внутренние анкеты. Если они не заполнят документы заранее, этот процесс может занять большую часть их первого дня в офисе.
Члены отдела, к которому присоединяется новый человек, должны получать электронные письма с основной информацией об этом человеке, включая его фотографию, должность, обязанности и краткое резюме.
Было бы здорово поделиться объявлением о новом сотруднике в социальных сетях (прежде всего в LinkedIn). Этот шаг может укрепить как ваш корпоративный бренд, так и личный бренд нового члена команды.
Пример грамотно составленного приветственного сообщения для новых сотрудников
При создании приветственного сообщения для нового сотрудника вы можете следовать этому шаблону:
«Здравствуйте / Доброе утро [вставьте здесь имя получателя],
Мы очень рады приветствовать Вас в нашей компании! Мы верим, что вы станете одним из наших самых ценных ресурсов. Мы обещаем сделать все возможное, чтобы помочь вам адаптироваться быстро и эффективно.
Как вы помните, мы ожидаем, что вы начнете работать в нашем офисе [дата и время]. Мы хотели бы напомнить вам о нашем дресс-коде: [опишите ваши правила].
Когда ты придешь, [сделай то-то и то-то]. Администратор выдаст вам удостоверение личности. [Имя человека, который будет сопровождать нового человека в первые дни в офисе] встретит вас в/около [место и время] и покажет место работы. Она с удовольствием ответит на все ваши вопросы, покажет офис и познакомит с коллегами.
В ваш первый день мы хотели бы пригласить вас на обед с нашей командой. Пожалуйста, сообщите нам о любых диетических ограничениях. Тогда вы сможете встретиться с [имена и должности членов команды, которые занимают высокие должности и имеют мало свободного времени].
Прежде чем приступить к работе, рекомендуем вам перейти на нашу платформу для административных задач [ссылка].
Не стесняйтесь звонить или писать мне, когда хотите что-то спросить: [контакты].
Добро пожаловать на борт!
[Имя и подпись]"
Вы можете гибко изменять этот шаблон, чтобы он лучше соответствовал тону и культуре вашей организации. Идеальное приветственное письмо для нового сотрудника звучит профессионально, но не слишком формально. Важно, чтобы он содержал призывы к действию, чтобы привлечь аудиторию.
Хотите быть успешным HR-специалистом или IT-рекрутером? Узнавайте о главных трендах и лайфхаках с нашим HR-блогом в Telegram!