Если в компании не автоматизирован процесс приема на работу, то можно сделать это в ручном режиме (расставить встречи в календарь всем участникам), чтобы грамотно организовать первый рабочий день сотрудника, нужно задействовать все ресурсы!
Перед выходом сотрудника, необходимо оповестить всех заинтересованных лиц в компании. Определить наставника, который будет заниматься обучением и адаптацией нового сотрудника. Направить кандидату перечень документов для оформления.
ЭТАПЫ ПЕРВОГО РАБОЧЕГО ДНЯ
● Сбор документов (HR)
● Welcome-тренинг (HR)
● Экскурсия по офису (HR)
● Установка рабочего места (Системный администратор)
● Передача нового сотрудника руководителю (HR)
● Знакомство с командой и наставником (Руководитель)
● Завершение дня (итоги) (HR)
● Оформление и подписание трудового договора (Бухгалтер)
● Закрытие задачи (HR)
Важно, чтобы при выходе нового человека, каждый сотрудник работал в свой определенный час, т.е. именно к этому времени они будут заниматься новым человеком и далее по завершении передавать его на новый этап.
10.00 - HR менеджер: Welcome-тренинг, экскурсия по компании, сбор документов для оформления
10.30 - Системный администратор: показывает рабочее место, дает необходимые доступы, почту и т.д.
11.00 - HR менеджер: передает нового сотрудника руководителю
11.00 - Руководитель: знакомит сотрудника с командой, наставником
Если в компании есть HR, то он:
За три дня подтверждает выход с новым сотрудником, еще раз согласует дату и время.
Предоставляет информацию о новом сотруднике всем участникам выхода:
ФИО
Должность/отдел/руководитель
Дата выхода
Время ИС
Документы для оформления
- паспорт (все заполненные страницы)
- ИНН, СНИЛС
- трудовая книжка
- справка 2 НДФЛ + Форма 186н + СЗВ-К (с предыдущего места работы)
- свидетельство о рождении несовершеннолетних детей (у кого есть)
- военный билет (для мужчин)
- Реквизиты банковской карты для перечисления з/п.
Участники выхода нового сотрудника (приблизительный перечень, все зависит от структуры компании)
Руководитель отдела:
- определяет расположение рабочего места
- указывает необходимую технику и мебель
- информирует отдел о выходе нового человека
- определяет наставника
Наставник:
- Подготавливает индивидуальный план прохождения ИС
Фин, Юр, HR отделы:
- Оформляет приказ/заявление, трудовой договор, карту.
- Офис-менеджер: подготавливает канцелярские принадлежности, рабочее место
- Подготовка к welcome тренингу и другим мероприятия первого рабочего дня
IT отдел (системный админинистратор, СБ):
- создает почту, все необходимые доступы для работы
- подготавливает рабочее место (техника)
- подготавливает постоянный пропуск
Относитесь пожалуйста к выходу нового человека весьма серьезно! Новый член команды это стресс не только для новичка, но и для отдела в целом. Кажется простым делом на первый взгляд, но по факту кроется очень много подводных камней в вопросах коммуникации, принятия коллективом, обратной связи, скорости выполнения профессиональных задач, погружения в рабочий процесс.