И так, вам нужен сотрудник. Замена, расширение штата, перевод...причин для поиска масса, но факт один, с чего начать и при этом сделать это с малой кровью и минимум потерять нервных клеток.
Если рассматривать отдельный блок "Подбор персонала" (а их уйма, но об этом потом), с учетом того, что в штатном расписании есть открытая единица и выделен бюджет, то схема будет следующая (это максимально расширенный вариант)
- Заявка на подбор от руководителя
- Стратегия активного и пассивного поиска (формирование этапов отбора)
- Собеседование с Рекрутером / или сразу Рекрутер + руководитель или с другим ЛПР
- Тестирование (при необходимости)
- Сбор рекомендаций
- Служба безопасности
- Offer
- Выход сотрудника и оформление
ДЕТАЛЬНО ПО КАЖДОМУ ЭТАПУ НАЙМА:
1. Заявка на подбор (расширенная статья про составление заявки тут) С самого начала, необходимо определить, какие задачи должен решать специалист в отделе (его функционал) и какие качества ему помогут решить их на отлично (проф и личностные компетенции), именно поэтому нужно развёрнуто пояснить рекрутера кто требуется, ведь без нормального ТЗ и результат (вы поняли какой)
Что нужно отразить в заявке, если у вас в компании есть внутренний менеджер по подбору персонала:
- Название должности и отдел, где открыта вакансия
- Кому будет подчинение и будет ли кто-то в подчинении
- Социальные характеристики (пол, возраст)
- Образование, знание языков, доп курсы
- Описать функционал (задачи которые будет выполнять внутри отдела и со смежными подразделениями)
- Требования к проф опыту и личностным качествам
- Мотивация (оклад и премии), подробно расписать схему оплаты
- Вопросы, которые следует уточнить Рекрутеру на этапе телефонного звонка (45 шт. по проф компетенциям)
Если у вас есть проверочный тест для кандидата, то его необходимо подготовить заранее и приложить к заявке!
Заявку необходимо утвердить с Рекрутером, пообщаться лично и еще раз акцентировать все необходимые моменты и утвердить бриф.
Если пользуетесь услугами Кадрового агентства, чтобы найти сотрудника, то про этапы работы с подрядчиками можно детально ознакомиться
тут.
2. Стратегия активного и пассивного поиска (формирование этапов отбора) После того, когда заявка готова, Рекрутеру необходимо выстроить стратегию поиска сотрудника и воронку движения кандидата по всем этапам
- Профиль кандидата (где отражаются все основные моменты из заявки + вопросы и кейсы, которыми будет оцениваться специалист на этапе отбора)
- Утвердить кол-во этапов и сроки обратной связи от ЛПР.
- Определить формат проведения интервью (индивидуальное, групповое и т.д.)
- Выстроить пассивный поиск - входящий поток (публикации на job сайтах, соц сетях, среди сотрудников и тд)
- Выстроить активный поиск - поиск "руками" (работа с базами, job сайтами, hunting, е-мейл рассылки, услуги КА и т.д)
3. Собеседование Формат интервью может быть разный, если требуется массовый подбор, то целесообразно делать групповое собеседование (он же assessment центр), который будет проводить Менеджер по подбору персонала. Если позиции точечные, то делаем индивидуально с каждым кандидатом. Стандартный формат следующий
- отсев резюме
- первичный телефонный звонок
- встреча в офисе
- повторная встреча при необходимости
- ответ (положительный или отрицательны)
Как проводить первичное собеседование выбирайте сами, могут быть разные варианты, все зависит от количества лиц принимающих решение, например:
Только Рекрутер
Рекрутер + Руководитель
Рекрутер + Руководитель + еще ЛПР, если есть
4. Тестирование Если вакансия требует тестового задания, то следует заранее его подготовить! Если вы быстро нашли того, кого хотели и чтобы человек не ждал, пока вы составите задание (убежит же к другим, более ловким и быстрым)
Не рекомендую давать тест перед интервью (сократите воронку хороших сотрудников), да, это быстрый способ проверить человека, но велик риск того, что хорошего кандидата схантит другой, т.к. он пока не увидел ценности в вашем предложении и компании. Не перегибайте со сроком тестового, до 4-5 часов вполне адекватно. Если есть возможность, то оплатите тестовое, особенно, если это реальная рабочая задача.
5. Сбор Рекомендаций Если кандидат подходит, то обязательно соберите на отзывы у прошлого работодателя, коллег, клиентов, если реально. Берите не менее трех контактов (желательно непосредственных руководителей будущего сотрудника)
6. Служба безопасности Один из этапов может быть прохождение СБ. Заранее на этапе первого интервью говорите об этом кандидату.
7. Offer Если кандидат прошел все этапы, тогда направляется
Offer в формате pdf на почту с копией на всех заинтересованных лиц. Формы документов бывают разные, но основная информация должна быть следующая:
- ФИО, благодарность за встречи, предложение на следующих условиях
- Название должности, фио и должность непосредственного руководителя
- Должностные обязанности: указать все задачи, которые будут выполняться в рамках данной позиции
- Период ИС
- Оклад и премия на ИС (указывать в net)
- Оклад и премия на после ИС (указывать в net)
- График работы, форма занятости
- Иные условия компенсации и доп. плюшки (Например: 13 зарплата, ДМС, оплата мобильной связи и т.п.)
- Дата выхода
- Также можно написать о сроках действия данного предложения (т.е. если до определенной даты не будет ответа, то предложение аннулируется)
- Подпись и согласие от кандидата
- Можно внести данный пункт как дополнение с просьбой выслать скан или принести в первый рабочий день
Написать список документов, которые необходимо при себе иметь в первый рабочий день!
Если хотите получить варианты job-офферов, то можете заглянуть на нашу
страничку с Лайфхаками и скачать их
там 9. Выход сотрудника и оформление Заранее до выхода сотрудника подготовить ему рабочее место, создать учетные запись, настроить ПК, согласовать договора у юристов и бухгалтерии, забронировать переговорку для Welcome-тренинга в первый рабочий день и проинформировать отдел, куда выходит человек. Пусть сотрудник прейдёт и поймет, что его ждали ;)
Как мы видим, этапов много и каждый из них важен, они пройдут быстро, если процесс в компании автоматизирован!
КАК УСКОРИТЬ ПРОЦЕСС ПОИСКА. РЕКОМЕНДАЦИИ - Максимум публикаций на job-сайтах / соц сетях / рассылка среди сотрудников / табличка на рабочем столе Рекрутера или руководителя "Ищу сотрудника на должность...!")
- Использовать digital-инструменты в работе (таргетированная реклама, лендинги, работа с сайтом компании (страница о работе))
- Среди сотрудников сделать "Премию за приведенного кандидата в компанию, который пройдет ИС"
- Ставить ограничения по сроку ответа после первого и второго интервью (два рабочих дня это за глаза!)
- Делать первичный отсев по телефону (чек-лист вопросов по проф навыкам и личностным качествам, 15 минут достаточно) Чек-лист можете скачать у нас на страничке Лайфхаков бесплатно
- Проводить встречу совместно с рекрутером (особенно, если это подбор специалистов в IT / Digital или руководителей, где важно оценить проф компетенции изначально)
- Начать собирать рекомендации после первого успешного интервью
- Всегда иметь под рукой должностные инструкции
- Сохранять старые заявки
- Подключить рекрутеров на фрилансе или КА (статья про поиск удаленного Рекрутера тут)
Если хотите получить бесплатную консультацию по вопросам услуг HR-консалтинга или персонального тренинга по поиску и удержанию сотрудников, то можете оставить заявку на нашем сайте https://consalting-hr.ru/hrzero Мы рады будем помочь вам!